Вы бизнесмен с активной жизненной позицией?
Вы стремитесь к развитию и расширению своей компании?
Давайте разберемся в том, как проходит ваш обычный рабочий день.
Для начала несколько слов о планах и задумках. Может, расписание условно выглядит так.
- Встреча с альтернативным поставщиком и обсуждение более выгодных условий работы — 1 час.
- Анализ финансовых результатов компании за прошедший месяц – 2 часа.
- Проверка статей, подготовленных для размещения на веб-ресурсе, – 1 час.
- Выбор тематического семинара для своих сотрудников – 1 час.
- Обзор товаров и технологий, предлагаемых вашим конкурентом, – 1 час.
- Посещение открытой презентации вашего партнера в близлежащем выставочном центре – 2 часа.
Что же вы успеете сделать в реальности.
- Ответы на вопросы подчиненных – 2 часа.
- Решение конфликтных ситуаций в команде – 2 часа.
- Бесполезные и малополезные телефонные разговоры – 2 часа.
- Поглощение кофе в попытке сконцентрироваться на работе – 2 часа.
Если вы узнаете в этом аллегоричном примере себя, значит, эта статья будет вам не просто интересной, но и очень полезной.
Итак, что должен делать эффективный руководитель, чтобы тратить свое время максимально рационально.
1. Потеряйтесь. Первый способ прост, как все гениальное, – станьте недоступными. Некоторые руководители считают, что если они не будут лично контролировать процесс, то все непременно придет в упадок.
Это весьма ошибочно, многие успешные бизнесмены могут позволить себе даже уехать… в кругосветное путешествие, а их компании в это время активно работают и приносят прибыль.
Статистика говорит о том, что наиболее сбалансированным «участием» в работе коллектива является следующее распределение: 80 % проблем ваши подчиненные решают сами, 20 % — согласовывают с вами. Когда вы введете подобные «нормативы» в своей компании, вы убедитесь, что работа команды станет более продуктивной.
Действительно, теперь вы можете заниматься важными делами, не отрываясь на пустячные объяснения и выяснение, кто прав, а кто – нет.
Есть два варианта приучить персонал к таким нововведениям: на время перестать приходить в офис и работать из дому или же работать в офисе за закрытыми дверями. Внушите сотрудникам, что за этой непривычно закрытой дверью сидит не их любимый руководитель, а огнедышащий дракон, способный испепелить любого, кто сунется в кабинет без крайней необходимости.
2. Перестаньте отвечать на телефонные звонки. Вы можете удивиться, но телефон является основным врагом продуктивной работы. Многие уверены, что они обязательно должны отвечать на все входящие звонки в страхе пропустить что-либо важное.
На самом деле в 99 % случаев все это вовсе неважно и могло бы спокойно подождать до конца рабочего дня, а то и до… ближайших выходных. Но вы каждый раз отвлекаетесь от рабочего процесса и разговариваете с абонентом.
Даже если вы планируете поднять трубку, для того чтобы сообщить собеседнику о своей занятости и попросить позвонить позже, вы все равно колоссально снижаете скорость своей работы.
Все входящие звонки должны проходить глобальное отсеивание, прежде чем доходить до вашего уха. Используйте помощь наемного секретаря или голосовую почту. Создайте минимальный список VIP-людей, от которых вы будете принимать срочные входящие вызовы. Остальные звонки должны быть зафиксированы для возможного последующего перезвона.
3. Организуйте контроль над электронной почтой, корпоративными сообщениями и звонками ваших подчиненных. Вы можете считать, что общение с помощью данных инструментов связи поможет подчиненным работать эффективнее. На самом деле все это заметно снижает их продуктивность. Регламентируйте количество разв день, когда сотрудник может обратиться к вам с вопросом или просьбой.
В конце концов, когда вы находитесь в самолете или на важной конференции – ваш телефон выключен, но работа компании от этого не останавливается. Пускай ваши подчиненные «поверят», что почти всегда вы находитесь на конференции, проходящей на борту самолета. И при этом учатся сами принимать решения и находить ответы. Мы не призываем отказаться от использования телефонов и компьютерных средств связи, мы лишь хотим, чтобы вы были хозяином, а не рабом этих устройств.
4. Используйте номинальный таймер. Почти 100 % ваших телефонных разговоров и встреч должны проходить в четко регламентированные сроки. Советуем вам использовать следующий прием.
Если вы принимаете входящий звонок от подчиненного или контрагента, прежде всего сообщите о своей тотальной занятости и сообщите, что у человека есть 15 минут, для того чтобы донести до вас необходимую информацию или получить разъяснение. Будьте вежливы, но неумолимы. Постепенно ваши абоненты будут тщательно готовиться к разговору с вами, зная, что должны говорить только о самых важных вещах.
5. Демонстрируйте свою занятость. Ваша занятость должна быть очевидной для окружающих. Сложно требовать от человека четкости и минимального вмешательства в вашу «жизнь», когда вы раскладываете пасьянс на компьютере или листаете глянцевый журнал.
Вполне очевидно, что подчиненные будут справедливо считать, что вы свободны и готовы уделить им сколько угодно времени.
Если вы последуете приведенным советам, то вскоре удивитесь, насколько «длиннее» станет ваш рабочий день. К тому же перед вашими подчиненными будет отличный пример для подражания продуктивности использования рабочего времени.
Ранее я рассказывал, как понять, что сотрудник не заинтересован в работе: советы начальнику.
