Чем заменить SharePoint?

Сравнение существующих аналогов.

Похоже, что Microsoft уже все. Теперь российским компаниям предстоит всерьез озаботиться поиском аналогичных отечественных решений. SharePoint не стал исключением. По данным делового издания “Ведомости”, по состоянию на июль 2022 года, только 7% российского рынка приходилось на отечественный софт. Продукты импортного ПО (Microsoft и другие) занимали 77,5% рынка, свободного ПО – 15,5%. До половины доли зарубежного ПО для внутрикорпоративной автоматизации приходилось на экосистему SharePoint. Основной целью внедрения SharePoint, согласно отчету AIIM, являлась организация совместной работы (около 70% случаев), управления документооборотом (55%), а также организация корпоративного портала (38%). Эти цифры говорят нам о предстоящем крупном перераспределении игроков на этом рынке. Есть ли на сегодня решения, способные полноценно заменить SharePoint? Перед тем как сравнивать аналоги, предлагаем вспомнить те качества, за которые так любили экосистему SharePoint.

За что любили SharePoint?

• Удобная навигация 
• Списки и библиотеки 
• Совместная работа 
• Типы контента, Столбцы
• Веб-части 
• Управление пользователями и доступом 
• Интеграция с другими продуктами Microsoft
• Возможности кастомизации
• Заигрывание с искусственным интеллектом 

Ниже приведены некоторые типичные бизнес-процессы, которые можно было автоматизировать с помощью SharePoint:

• Управление документами и их версионностью;
• Управление рабочими процессами, например, согласование и утверждение документов, рассылка уведомлений, задач и напоминаний, а также сбор данных и отчетности;
• Управление проектами, включая управление задачами, расписаниями, ресурсами и бюджетом проекта;
• Управление контентом и информацией (блоги, вики, форумы и микроблоги, а также предоставлять доступ к информации и документам);
• Управление знаниями (базы знаний);
• Управление задачами, включая установку сроков, приоритетов, назначение ответственных лиц и отслеживание выполнения задач;
• Управление запросами на обслуживание и поддержку (регистрация запросов, управление их жизненным циклом и отслеживание выполнения запросов).

При поиске замещающего решения компания, конечно же, ориентируется на тот функционал, который ранее закрывала система SharePoint. В этом материале представлен обзор решений, которые позиционируют себя как аналог SharePoint.

ELMA365

ELMA365 – это система для автоматизации и роботизации бизнес-процессов и CRM. Эта платформа на слуху, есть большая партнерская сеть по внедрению, и это плюс, ведь заказчик может выбирать, с кем ему работать. ELMA совместно с Yandex Cloud запустили новый тип поставки платформы ELMA365 SaaS Enterprise для корпоративных клиентов. Разработчики обещают высокую доступность, быстрый запуск и легкое масштабирование платформы. 

Выделим плюсы:

• Поставляется как on-premise, так и в облаке;
• Большая партнерская сеть, которая позволяет выбирать подрядчиков для внедрения системы;
• Наличие готовых решений, таких как КЭДО и СЭД;
• Микросервисная архитектура, позволяющая масштабировать систему;
• Поддержка технологии RPA;
• Наличие календаря событий, виджетов, канбан-досок, красивых дэшбордов и отчетов.

Теперь о минусах:

• ELMA365 использует собственную версию нотации BPMN 2.0 для представления бизнес-процессов, которая несовместима с отраслевым стандартом, что увеличит сроки подготовки технических спецификаций.
• Некоторые важные элементы BPMN 2.0, такие как циклы объектов, могут быть реализованы только на уровне программного кода, что потребует привлечения специалистов.
• Недостаточно полно документирована и требует постоянной поддержки специалистами из самой ELMA.

Bitrix24

Bitrix24 – корпоративный портал, который пытается охватить практически все. В нем заявлены функциональные возможности социальных сетей, проектов, задач, управления персоналом, CRM и многое другое. Облачная версия ориентируется скорее на небольшие компании до 100 человек.

Плюсы:

• Поставляется в on-premise и в облачной версии. 
• Сервис используется давно и успешно. За это время накопилось огромнейшее количество самого разного обучающего материала.
• Доступная кастомизация. Открыт исходный код, что позволяет как угодно настраивать систему, вносить изменения и дорабатывать под себя. Для этого не нужны дополнительные приложения — доработки осуществляются при помощи модулей или через PHP.
• Доступно создание множества порталов. «Коробка» позволяет создавать свои порталы для отдельных подразделений и департаментов компании.
• Есть возможность оформления портала в корпоративном стиле.
• Можно внедрять свои модули и добавлять новые разделы.
• Можно кастомизировать бизнес-процессы.

Минусы:

• Основной минус Bitrix24, о котором говорят все пользователи на форумах, – сложный и избыточный функционал, в котором приходится долго и сложно разбираться. Наличие ненужных в работе инструментов усложняют навигацию и работу пользователя в системе.
• Нет гибкости в настройках прав и доступов. Для работы в облачной версии нужно давать администраторам максимальный доступ. Это не совсем безопасно — десятки администраторов в программе имеют слишком широкие права, их нельзя сменить на частичные.
• Сложная настройка. Чтобы довести работу системы до ума, нужно потратить много рабочих часов и прописать "пути" работы.
• Готовые решения сложно менять. Для этого необходим квалифицированный программист в команде.
• Нестабильная работа системы. Пользователи часто жалуются, что при больших нагрузках случаются частые технические сбои на стороне сервера.
• Встречаются ограничения в количестве активных пользователей. Например, в облачной версии при подписке на 50 пользователей редактировать могут только 5 человек.

DocTrix Platform

Система изначально задумывалась как альтернатива SharePoint и теперь получила возможность стать полноценной заменой уходящему с российского рынка продукту Microsoft. DocTrix имеет схожий с SharePoint интерфейс. Разработчики DocTrix Platform устранили некоторые недочеты, свойственные SharePoint: обеспечили хорошую производительность, добавили редактор бизнес-процессов и преднастроенные решения, такие как: СЭД, портал, Service Desk. У DocTrix есть облачная версия (как альтернатива SharePoint Online) и удобные инструменты миграции с SharePoint.  

Плюсы:

• Готовые механизмы миграции с экосистемы SharePoint;
• Гибкость адаптации решения под задачи заказчика. Компания заявляет о том, что готова дорабатывать решение под специфические требования заказчика. А, например, такая махина, как Bitrix24, вряд ли будет дорабатывать существующий функционал под заказчика;
• Микросервисная архитектура;
• Наличие конструкторов форм, бизнес-процессов и страниц;
• Наличие встроенного мессенджера, ЭЦП, сервиса управления файлами;
• Платформа довольна развита с точки зрения процессов;
• Есть готовые интеграционные коннекторы (с Jira, 1C и другими);
• Схожесть интерфейса с SharePoint, что снижает уровень стресса у пользователей при переходе с экосистемы Microsoft365.

Минусы:

• Система еще не так широко распространена, поэтому имеет небольшую партнерскую сеть по внедрению;
• Не имеет такого богатого функционала и настроек как у Bitrix24;
• Пока нет мобильного приложения, только адаптивная верстка.

Incomand

Позиционируют себя как корпоративный портал нового поколения для компаний от 500 человек.  Incommand является разработкой компании EmDev на базе опыта компании Halmount и представляет собой конструктор для создания корпоративного интранет-портала с возможностью интеграции с СЭД «Тезис».

Плюсы:

• Наличие конструктора интерфейса: позволяет создать и настроить любую страницу с помощью визуального редактора из готовых компонентов и виджетов;
• Брендирование портала под корпоративный стиль заказчика;
• Наличие конструктора форм и бизнес-процессов, что позволяет создавать удобный каталог заявок без программирования;
• Адаптивная мобильная версия.

Минусы:

• В системе нет готовых решений «из коробки», кроме портального. При этом сам продукт “заточен” только под интеграцию с СЭД «Тезис», готовых коннекторов для интеграции с другими сторонними системами документооборота нет;
• Поставляется только в on-premise формате, нет облачной версии, что подразумевает дорогое развертывание;
• Нет управления версионностью документов;
• В базовой и стандартной версии настройка Личного кабинета сотрудника доступна за дополнительную плату;
• Нет продвинутых конструкторов форм и процессов;
• Пока еще небольшое количество внедрений, на 2023 год в официальных источниках было заявлено 20+;
• Нет готовых интеграционных коннекторов. 

Первая форма

«Первая форма» пока что не является одной из самых распространенных BPM-систем, но она является российской разработкой, в которой полностью учтены особенности организации и ведения бизнеса в нашей стране. У нее есть обширный функционал для автоматизации управления бизнес-процессами в организациях различной отраслевой направленности.

Плюсы:

• Упрощенный процесс внедрения системы управления бизнес-процессами;
• Наличие полнофункционального веб-интерфейса и мобильного приложения;
• Есть готовые решения, такие как электронный документооборот, управление продажами;
• Интеграция с 1С, почтовыми клиентами, телефонией и т. п.

Минусы:

• Отсутствует прайс или калькулятор в открытом доступе, стоимость приходится запрашивать, при этом отвечают не быстро;
• Самый большой и неприятный минус системы - высокая стоимость относительно той же ELMA365. Ежемесячная подписка за 1 пользователя в облаке стартует от 1000 руб, а за 1 бессрочную пользовательскую лицензию - от 33 000 руб;
• Нет триальной версии продукта. Поэтому пощупать самостоятельно продукт до покупки не получится;
• Пользователи на форумах отмечают, что им часто приходится сталкиваться с тем, что после обновлений откатываются ранее сделанные настройки, приходится заново возвращаться к настройке процессов и функций;
• В целом пользователи отмечают нестабильную работу системы.

Сводная таблица по аналогам SharePoint: