Удаленная работа для многих стала реальностью.
Если раньше некоторые со скепсисом относились к работе из дома, то сейчас подавляющее большинство трудится, не выходя из своей квартиры.
Эксперт новостного портала «БелНовости», основатель бизнес-школы ассистентов руководителя и сервисного персонала, эксперт Learning and Knowledge management Сосновая Анна расскажет, какими лайфхаками пользоваться, чтобы удаленная работа была эффективной.
Совершенно очевидно, что некоторые компании придут к выводу, что удаленка даже эффективнее офисной работы – никто не отвлекается на чай/кофе, а сотрудникам можно платить меньше.
Поэтому одним из важных умений современного мобильного человека является умение работать откуда угодно, создать себе полноценный офис в телефоне и дома.
В статье поговорим, как сделать так, чтобы удаленка была эффективной.
Из чего складывается эффективность на удаленке?
Эффективный человек мотивирован. Он умеет организовать пространство для эффективного труда и виртуозно управляет своим графиком. Он окружил себя пулом полезных приложений, сервисов и программ. Он уважает свою команду, умеет выстроить эффективное взаимодействие.
Разберем 4 фактора эффективности: мотивацию, организацию, инструменты и командное взаимодействие.
Мотивация
- Какие мотивационные рычаги вы используете, чтобы домашняя обстановка и постоянное присутствие близких вас не расслабляло?
- Если вы – руководитель, то что вы говорите своим сотрудникам, чтобы мотивировать их на удаленке?
Знаете ли вы, что одна из «болей» бизнеса на удаленке – ослабление корпоративной культуры. Команды работают удаленно, вживую никто не видится, обсуждение только рабочих вопросов – все это ведет к тому, что слабеет связь внутри команд.
Поэтому руководители должны делать все, чтобы сотрудники не теряли связь с коллективом и были мотивированы.
Советы по мотивации
Поймите важность своей работы
Нам всем безумно важно чувствовать нужность своей работы. Если не вы – то никто. Помните, что ваши руководители очень ценят ваш вклад в общее дело.
Научитесь планировать с вечера
Именно после рабочего дня мы в состоянии реально оценить несделанное и наметить планы на следующий день. Планирование с вечера – одна из лучших привычек тайм-менеджмента.
Почитайте про прокрастинацию
Прокрастинация – это наша слабость к постоянному откладыванию дел на потом. Потратьте время, поищите психологические статьи о том, как с ней бороться. Это поможет вам не только на удаленке, но и в принципе по жизни.
Создайте «командные ритуалы»
Чувствуете, что теряется связь с командой и другими сотрудниками? Создайте корпоративные ритуалы, внедрение которых стоит 0 рублей! Например, введите традицию делать рассылку с достижениями и успехами компании еженедельно.
Делитесь полезными статьями и книгами. Можно даже устроить пятничные собрания в Zoom и обсуждать прочитанное и возможность его применения на благо компании. А еще это самое время – поделиться хобби, поиграть в мафию онлайн. Так сказать, укрепить командный дух!
Самоорганизация и дисциплина
- Умеете ли вы организовать свое рабочее место удобно?
- Как вы применяете основы эргономики?
- Как вы строите свой график, практически круглосуточно находясь дома?
Одна из сложностей удаленки – стирание границ между домом и работой. Когда обстановка не меняется, в одном месте вы работаете/спите/едите, недалеко до эмоционального выгорания. Зачастую многие начинают работать больше, чем когда-либо, забывая про график, обед и перерывы.
Советы по самоорганизации и дисциплине
Организуйте рабочее место по правилам эргономики
Эргономика – это то, как расположены предметы в пространстве для эффективного труда. Вы совершенно точно будете работать эффективнее, если монитор расположен удобно, а до телефона не нужно тянуться. Почитайте на досуге про эргономику и «бережливый офис», гарантирую, узнаете много нового!
Не забывайте про график
Удаленная работа не должна отличаться по графику от обычной очной. Если вы привыкли обедать в час дня – ставьте это время себе в календарь. А еще не забывайте про полезные перекусы. Зеленый чай, фрукты, полезные батончики позволят вам быть энергичным в течение дня.
Делайте зарядку
Круглосуточно работаете на компьютере? Скачайте бесплатную программу Workrave и установите напоминания по перерывам. Программа сама подскажет, какие упражнения для тела и глаз сделать, чтобы размяться. Чем энергичнее мы себя чувствуем, тем лучше идет работа.
Постарайтесь фокусироваться на одной задаче
Знаете ли вы, что на переключение между делами наш мозг тратит в среднем около двух минут? Когда вы отвлекаетесь, постоянно перескакиваете с одной деятельности на другую, не заканчиваете дела до конца – о продуктивности можно лишь мечтать.
Если есть возможность – лучше фокусироваться на чем-то одном. А еще помните, что если вдруг вам в голову пришла суперидея, запишите ее, потом решите, что с ней делать. Любая мысль должна приходить в голову 1 раз!
Делите дела по типам
Допустим, вы наметили план на первую половину дня: нужно обзвонить 8 клиентов, 5 писем написать. Сгруппируйте дела по типам дел: например, пишите письмо за письмом и только потом переходите к звонкам. Так продуктивнее, ведь вы не переключаетесь между разными видами деятельности.
Инструменты
Рынок приложений и программ развивается стремительно. Каждый день выходят новые приложения. А все для того, чтобы мы были эффективнее. Мы работаем в командах. А значит, должны подобрать инструменты для совместной работы.
Советы по инструментами
Создавайте единообразие инструментов
Команда должна работать в едином пуле программ. Для этого выберите 1 счастливчика, кто выберет и оттестирует инструменты (программы/сервисы/приложения) для удаленной работы.
В противном случае вы потратите время на споры, что лучше: Zoom или BlueJeans? Все сотрудники должны работать в едином пуле инструментов.
Интересуйтесь новым
Отслеживайте рынок программ и приложений. Делитесь опытом с друзьями, кто тоже на удаленке. Интересуйтесь, кто чем пользуется? Читайте и смотрите за блогерами по эффективности. Короче говоря, работайте с информацией.
Иногда даже в женском журнале можно наткнуться на обзор мобильного приложения, о котором раньше не подозревали. А оно может изменить вашу жизнь к лучшему!
Работайте в облаках с совместным доступом
Облачные технологии (например, Google) позволяют облегчить совместную работу: все работают с одним файлом в едином информационном поле. Больше не нужно за статусом документа обращаться к почте и пытаться там найти последний документ.
Вы видите все необходимые статусы и комментарии в одном файле. А «история изменений» позволит отследить действия коллег: кто что удалял или корректировал.
Грамотно работайте с почтой
Проверять почту ежеминутно оправданно только для того, кто работает с клиентами. Тут правда важна скорость обработки заказа, если не хочешь подарить клиента конкурентам.
Всем другим я бы посоветовала ввести график проверки почты: например, в 11:00, 14:00, 17:00. Остальное время не отвлекайтесь на почту.
А еще обязательно пользуйтесь функционалом почты по максимуму: ярлыки, отложенные отправки, значки важности – все это создано для нас.
Правила командной работы
Все знают, что на очных совещаниях должен быть регламент и порядок. На дистанционных встречах тем более. От того, насколько они будут хорошо организованы и подготовлены, зависит продуктивность сотрудников и компании.
Не забывайте, что работа в команде – это еще про этикет и взаимоуважение.
Правила эффективного взаимодействия в команде:
Пользуйтесь единым электронным календарем-планировщиком внутри команды
В календарь заносите все встречи, собрания, совещания. А также можно пользоваться электронным задачником – например, в Outlook. Кстати, там можно ставить задачи своим подчиненным, что очень удобно.
Договоренности подкрепляйте письмом
Логичная точка по итогам скайп-встречи с коллегами – письмо-рассылка с решениями, дедлайнами, ответственными. Телефонный звонок (а также скайп-колл) обязательно должны резюмироваться электронным письмом.
Задавайте повестку совещаниям и встречам
Повестка дня – это ваш помощник в мире хаоса. Любая встреча без повестки рискует превратиться в беспорядочное обсуждение.
Поэтому заранее ориентируйте участников по вопросам и темам, которые будут обсуждаться. Чем более понятно вы пропишите повестку, тем более подготовленными придут участники.
Создавайте группы оперативного реагирования в чатах
Чаты как способ быстрой коммуникации как нельзя лучше подходят для оперативного решения вопросов. Для ответов на электронные письма есть негласное правило «24 часов». Это значит, что ответ может быть дан в течение дня. А вот в чатах коллеги должны отвечать оперативно.
Однако не забывайте про обязательное соблюдение правил эффективных быстрых коммуникаций:
- пишите одно сообщение разом, а не несколько друг за другом;
- обращайтесь к коллегам адресно через @;
- выделяйте важные моменты сообщения жирным или курсивом;
- не отправляйте голосовые сообщения – не всем их удобно слушать.
Если воспользоваться этими советами, то удаленная работа станет более удобной, эффективной и слаженной для всех членов команды. И помните, что эффективность на удаленке очень сильно зависит от вас и вашей мотивации, самоорганизации и инструментов, которыми вы пользуетесь!
Фото: Pixabay
