Пандемия COVID-19 показала, насколько бизнес может быть неподготовленным к чрезвычайным обстоятельствам.
На первый план вышли умение приспособиться к стремительно меняющимся условиям и технологии.
Переход на удаленный офис стал единственным способом продолжать продуктивно работать. Об этом поговорили с экспертом новостного портала генеральным директором «Инфомаксимум»
Александром Бочкиным.
Перейти на дистанционный формат работы смогут не все, но преобладающее большинство сотрудников любой компании способны выполнять деловые задачи из дома, главное — это организовать процесс.
Мы перевели на home-office почти 70 сотрудников за 1,5 дня, выработав собственный чек-лист по переходу на удаленный офис с минимальными потерями.
- Необходимо разобраться с офисными серверами: расположение (если не будет доступа к серверам), обслуживание, настройка терминального доступа, особый акцент - на тонкости с VPN/RPD;
- Проверить доступность всех рабочих сервисов вне офиса;
- Обязательно уточнить у каждого сотрудника - есть ли у дома стабильный интернет. Предупредите, что использовать в работе необходимо только домашнюю сеть;
- Собрать данные о наличии у специалистов необходимого комплекта офисной техники: компьютера или лэптопа, гарнитуры, микрофонов;
Установите минимальный набор программного обеспечения, который должен быть у каждого:
- Сервис для видеоконференций (Skype/Zoom). Если предполагается, что в конференциях будут задействованы более 20 участников, то можно купить премиум-лицензию от Zoom, её стоимость ~15$;
- Корпоративный мессенджер (Slack/Telegram/RocketChat);
- Управление проектами или задачами (Jira/Trello/Wrike/Asana);
- CRM (AmoCRM/SalesapCRM/Битрикс24.CRM);
- Работа с облачными документами (Google-сервисы - универсальный вариант);
- Мониторинг загруженности персонала (CrocoTime).
- Оснастите рабочие места (хотя бы sales и технической поддержки) возможностью удаленного доступа для максимально быстрого разрешения возникающих неполадок;
- Проработайте вопросы информационной безопасности.
Создайте пространство (документ/лендинг/страница на внутреннем портале), где будет создан некий FAQ по моментам удаленной работы. Так команда поймет, что не стоит бояться рассинхронизации с коллегами и руководством.
Кроме того, это сильно сэкономит время при поиске ответов на нужные вопросы. Будет полезно внести сюда список тех ресурсов, где можно отслеживать реальную обстановку по COVID в мире. Лучше, чтобы это были информативные сайты без прогнозов и комментариев, только факты.
Самое важное в любой работе - отлаженность и прозрачность ваших процессов. И если не настроить их под реалии удаленной работы - проблемы гарантированы.
Освоить это помогут:
- Грамотное планирование;
- Лояльный контроль;
- Постоянные коммуникации.
Помните, что переход на удаленку из-за пандемии - стрессовый. Если обычно человек самостоятельно выбирает home-office, то сейчас это обстоятельства, которые не оставляют выбора. И не всем это дается просто.
Самоизоляция накладывает ряд серьезных ограничений, вследствие чего многие сотрудники начинают работать в разы больше и интенсивнее.
И это не так отлично, как может показаться сначала: систематическая перенапряженность, умноженная на невозможность выйти из дома, ведет к скорому выгоранию сотрудников. Поэтому очень важно продолжать проводить работу по укреплению корпоративной культуры среди сотрудников.
Поддерживайте активности: собирайтесь и общайтесь неформально по видеосвязи, приглашайте интересных спикеров (необязательно профильных), чтобы можно было отвлечься от будней и расширить кругозор, поиграйте в онлайн-квиз, устраивайте тематические вечера. Вариантов много.
Устраивайте челленджи: лучший помощник для этого - чаты. Вовремя отправленная фотография в корпоративный чат или проведение небольшого конкурса могут ненавязчиво встряхнуть людей.
Общайтесь с командой. У людей на удаленке может возникать ощущение информационного вакуума. Поэтому держите сотрудников в курсе событий, происходящих в компании. Спрашивайте совета, уделяйте время неформальному общению, будьте максимально открыты.
Пандемия закончится, но мир уже не будет прежним. И в общих интересах извлечь из ситуации опыт, который поможет справляться с непредвиденными ситуациями и сохранять максимальную эффективность в любых условиях.
Фото: Pixabay
